Hỗ trợ: 09.1800.6181 - 0463.263.870
Bán hàng: 09.1800.6181 - 0463.265.870

Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu - VietEO

Sản phẩm 29/09/2016 1363

Quản lý văn bản tài liệu là một trong những công tác vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào. An toàn thông tin là tiêu chí hàng đầu trong sản xuất kinh doanh. Việc áp dụng biện pháp lưu trữ và xử lý văn bản tài liệu theo phương pháp truyền thống chỉ phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động nhỏ lẻ, không phát sinh nhiều. Đối với doanh nghiệp lớn có nhiều hồ sơ và hồ sơ tài liệu đa dạng thì việc quản lý văn bản tài liệu là vô cùng khó khăn và mất rất nhiều thời gian nếu không có sự hỗ  trợ đắc lực của phần mềm.

Phần mềm quản lý văn thư, tài liệu

Phần mềm Office Online là một hệ thống tương tác thông minh phục vụ công tác quản trị điều hành trong đơn vị. Hỗ trợ người dùng xử lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng giao diện web. Đây là công cụ giúp tương tác thông minh trong các hoạt động điều hành hàng ngày, từ xử lý văn bản, giao việc, tiến độ thực hiện công việc, tình hợp thực hiện hợp đồng, doanh số kinh doanh, công việc của từng CBNV, công tác điều hành các dự án đang triển khai. Hệ thống hỗ trợ tương tác giữa các lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo cấp trung và chuyên viên trong đơn vị làm việc cùng nhau, giúp các thành viên tham gia xử lý cùng một nội dung công việc nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng thông tin.

VietEO là một giải pháp phần mềm dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện Web hoàn toàn bằng Tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng. Tiêu chí của VietEO là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. Phần mềm quản lý văn bản, giao việc VietEO thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành…

Đặc điểm của phần mềm VietEO

Viet EO xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Phần mềm giúp người dùng xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị. Viet EO cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.

Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính. Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.

Viet EO xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp.

Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CN TT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.

Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

Dùng VietEO bạn được gì ?

1. Lãnh đạo

Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi

Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch

Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác

Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai...

2. Chuyên viên

Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý

Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao  Báo cáo công việc kịp thời

Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân...

3. Văn thư

Phân phối văn bản đơn giản

Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng

Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản

Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...

4. Doanh nghiệp

Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả

Trao đổi dữ liệu và chia sẽ thông tin dễ dàng

Tiết kiệm thời gian, nhân lực

Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận

Nâng cao khả năng ứng dụng CNTT và môi trường mạng

Chức năng chính của VietEO

1. Tổng hợp thông tin

Là nơi trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp của đơn vị. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến các nhân viên một cách dễ dàng.

Tin điều hành hoạt động tương tự như một bản tin truyền thống trong đơn vị nhưng được phân chia nhiều chuyên mục nhỏ. Mỗi chuyên mục được phân quyền cho phép tất cả hoặc một nhóm cá nhân có xem, gửi tin trao đổi với các thành viên khác.

2. Quản lý phân phối công văn

Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý, sau đó chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và phản hồi.

Chuyên viên tại các bộ phận có thể xem nội dung công văn phân phối đến bộ phận mình.

Lãnh đạo các bộ phận xem xét và giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới thực hiện. Tất cả các thao tác đều thông qua Văn Phòng Điện Tử .NET.

3. Quản lý lịch biểu

Xây dựng kế hoạch làm việc chung của công ty hàng tuần, kế hoạch công việc của từng công trình, dự án của chi nhánh, phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng.

Sử dụng lịch cơ quan để thay thế cho các phương tiện truyền thông cũ như bảng thông bảo, bảng kế hoạch công tác của cơ quan, của các phòng ban.

Việc xem kế hoạch công tác chung của cơ quan trên mang sẽ thuận lợi và tiện dụng hơn so với cách làm truyền thống. Người sử dụng có thể xem kế hoạch công việc của tuần hiện tại hoặc trong tuần tới hoặc xem lại kế hoạch công việc đã diễn ra.

4. Quản lý công việc

Lãnh đạo bộ phận đọc công văn và ý kiến chỉ đạo của cấp trên có thể trực tiếp giao công việc cho cấp dưới thực hiện và báo cáo kết quả.

Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ công việc chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn , giấy tờ theo những công việc, sự việc nhất định dễ dàng hơn.

Nhân viên cấp dưới gửi hồ sơ báo cáo công việc cho lãnh đạo bộ phận, lãnh đạo đơn vị xem và trình bày các vướng mắc trong quá trình xử lý công việc.

Lãnh đạo bộ phận, lãnh đạo đơn vị xem xét và cho các ý kiến giải quyết.

 5. Quản lý hồ sơ, trình duyệt

Mục Hồ sơ cho phép nhân viên cấp dưới gửi hồ sơ các bản nháp đang soạn thảo trình cho lãnh đạo hoặc các cá nhân xem xét và đóng góp ý kiến hoàn thiện.

Lãnh đạo hoặc cá nhân được gửi xem xét và đóng góp có thể ghi chú các ý kiến thảo luận của mình để hoàn thiện hồ sơ.

6. Quản lý tài liệu (File Server)

Mỗi đơn vị có các tài liệu dùng chung chia sẽ cho mọi người như tài liệu mẫu, tài liệu ISO, các biểu mẫu, quy trình.. Tùy theo chức năng cụ thể của mỗi người mà phần mềm cho phép người dùng có thể tải các file khác nhau về để sử dụng.

Một số người được phân quyền có thể upload file lên chuyên mục này để chia sẽ cho người khác.

7. Quản trị nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự: bằng cấp, đào tạo, công tác, hợp đồng lao động, điều chuyển nội bộ, khen thưởng-kỷ luật, quá trình tăng hệ số lương cơ bản, quan hệ gia đình, phép năm, tại nạn lao động, nhận xét-đánh giá, file…

Quản lý theo dõi phép năm của nhân sự.

Quản lý, cảnh báo và theo dõi thời điểm hết hạn HĐLĐ.

Quản lý, cảnh báo và theo dõi thời điểm tăng hệ số LCB.

Quản lý thông tin điều chuyển nội bộ. Quản lý Ghi chú - Nhận xét.

Tự động gửi chúc mừng sinh nhật cho nhân sự.

8. Tủ hồ sơ cá nhân

Tủ hồ sơ cá nhân là những chỉ mục do người sử dụng tạo ra cho cá nhân mình để lưu một nhóm công văn, tài liệu tùy ý.

9. Tiện ích Quản lý các danh bạ và website liên kết với khách hàng.

10. Tìm kiếm, khai thác thông tin

Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí : tra cứu công văn đến , công văn đi , hồ sơ công việc , tra cứu chi tiết theo tính chất công văn theo thời gian đến, đi…

Tìm kiếm công văn theo từ khóa, ngày tháng, nơi ban hành, theo dự án…tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên xử lý các vấn đề nghiệp vụ.

Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.

11. Tự động báo tin

Văn Phòng Điện Tử .NET xây dựng trên tiêu chí tự động thông báo cho người sử dụng nhận công văn, công việc…khi có tin mới.

12. Quản trị hệ thống

Tạo lập danh sách người sử dụng, nhóm sử dụng.

Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.

Phân quyền các bộ phận chức năng và các nhân viên theo chức danh hợp lý

Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

Kết luận

Phần mềm quản lý công việc, văn bản tài liệu VietEO là một trong những giải pháp vô cùng hiệu quả đối với doanh nghiệp. Thông qua việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây, VietEO giảm thiểu mọi chi phí và thời gian làm việc. Hiện đại hóa quy trình quản trị doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, văn thư lưu trữ VietEO là sự lựa chọn sáng suốt cho mỗi khách hàng.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm hoặc dùng thử vui lòng liên hệ với VietApp để được tư vấn miễn phí.

Tel: 04.6326.3870 - 04.6326.5870

Fax: 04. 6284.1347 - Hotline: 09.1800.6181

Email: info@vietapp.vn

XEM BÁO GIÁ
DÙNG THỬ PHẦN MỀM
Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu - VietEO
Thiết kế web ứng dụng VietApp
09.1800.6181