Hỗ trợ: 09.1800.6181 - 0463.263.870
Bán hàng: 09.1800.6181 - 0463.265.870

Những "tồn đọng" trong cách quản lý của các Chủ đầu tư

Quản lý dự án 09/01/2017 1261

Thông qua bài viết này, VietApp xin được mổ xẻ và chia sẻ những vẫn đề liên quan đến công tác quản lý dự án của các chủ đầu tư hiện nay.

Trên tinh thần hội nhập quốc tế, nền kinh tế Việt Nam phát triển nhanh chóng kéo theo sự phát  triển vượt bậc trong công tác quản lý, quản trị. Trong đó đặc biệt nghành xây dựng đã phát triển nhanh chóng và vươn tới những tầm cao mới trong công nghệ cũng như sản phẩm.

Các vấn đề tồn đọng trong công tác quản lý dự án

Sự đổi thay trong công nghệ sản xuất kéo theo phải thay đổi công nghệ và công cụ quản lý. Nhiều nhà đầu tư đã nhanh chóng thích nghi để đáp ứng được và họ đã thành công rực rỡ. Tuy nhiên nếu xét một cách khách quan, nhìn chung vẫn còn nhiều nhà đầu tư đang "lúng túng" hoặc thế hiện sự "bất cập" trong công tác quản lý của mình.

Có khi chúng tôi tự hỏi: Do Chủ đầu tư chưa tìm ra được "con đường" phù hợp để quản lý dự án hay họ "cố tình" ?

Hãy cùng VietApp xem xét các khía cạnh quản lý sau, nếu bạn là nhà đầu tư, bạn là kỹ sư xây dựng, bạn là giám đốc ban quản lý dự án ... bạn hãy thử nghĩ xem mình có còn tồn đọng những điểm sau không nhé. 

Những "tồn đọng" trong cách quản lý của các Chủ đầu tư

Vấn đề 1: Quản lý nhân sự dự án

Nhân sự chủ đầu tư là một trong những yếu tố quan trọng nhất để triển khai dự án. Có thể nói đó là trái tim, là trung tâm điều hành cao nhất của chủ đầu tư để đưa dự án tới đích cuối cùng. Tuy nhiên hiện nay công tác nhân sự dự án chưa thực sự được các chủ đầu tư quan tâm. Quan trọng là vậy nhưng các nhà cầm quân vẫn chỉ lựa chọn quân theo cảm tính, quan hệ, giới thiệu …

Theo chúng tôi nhân sự của dự án phải được tuyển chọn theo đúng quy trình và đảm bảo chất lượng thực sự. Chất lượng mà chúng tôi đang nói là cái thực tế, cái khả năng có thật của nhân sự. Chứ không phải là hồ sơ xin việc, là CV đẹp, là bằng cấp …Là những nhà quản lý, nhân sự chủ đầu tư không những phải có chuyên môn nghiệp vụ tốt mà cần phải có kỹ năng quản lý nhất định, xử lý tình huống và chịu áp lực tốt vì nghành xây dựng phải va chạm với nhiều bên.

Vậy các bạn thử xem lại nhân sự của dự án mình đang ở mức độ nào? VietApp vẫn muốn nhắc lại là “năng lực thật” nhé.

Vấn đề 2: Công tác xây dựng kế hoạch triển khai dự án

Nếu nói có 100 doanh nghiệp đầu tư bất động sản thì cũng đến 90 đơn vị đang thể hiện sự yếu kém trong công tác xây dựng kế hoạch. Vì sao tại các nước phát triển, công tác chuẩn bị triển khai dự án còn dài hơn cả thời gian triển khai dự án trên công trường ?

Lập kế hoạch là một việc vô cùng quan trọng, đây là bước mô phỏng quá trình triển khai dự án trên giấy trước khi chuyển hóa nó thành tài sản hữu hình.

Nếu bạn là một kỹ sư xây dựng, có khi nào bạn tự hỏi: Nếu sếp giao cho mình “Em hãy lập cho anh 1 bản kế hoạch đầy đủ để triển khai dự án xây dựng nhà dân 4 tầng”, bạn nghĩ mình có thể làm tốt được không ?

Lập kế hoạch -> Tối ưu kế hoạch (qua nhiều lần điều chỉnh) -> Kế hoạch chính thức. Những bước này chính là một phần của “quản trị rủi ro”.

Trên thực tế sẽ có 3 khả năng xảy ra:

  1. Bạn không lập kế hoạch thực hiện dự án mà sẽ áp dụng hình thức “nước đến chân mới nhảy”. Với phương pháp này thì tất cả đều ở trạng thái “bị động”. Và đương nhiên rủi ro xảy ra là điều không thể tránh khỏi.
  2. Bạn lập kế hoạch nhưng không rõ ràng, thậm chí kế hoạch đó không khả thi: Với phương án này thì bạn cầm chắc rủi ro và nguy cơ dự án phá sản là rất cao.
  3. Bạn lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng, tối ưu, khả thi: Gần như bạn đã nắm chắc 70% khả năng hoàn thành dự án trong tay. Phần còn lại chỉ là yếu tố khách quan khác mà thôi.

Vấn đề 3: Quản lý tài chính dự án

Ai cũng biết “không có tiền không làm được gì” nhưng có phải ai cũng có tiền đầy đủ để làm đâu. Tài chính của dự án là yếu tố vô cùng quan trọng. Gần như nó là yếu tố quyết định và ảnh hưởng trực tiếp tới các vấn đề khác của dự án.

Quản lý tài chính dự án

Tuy nhiên, quan trọng là vậy nhưng chúng tôi thấy có rất nhiều nhà đầu tư lại thờ ơ và chưa mấy đề cao vấn đề này. Chúng tôi xin đưa ra một số điển hình như sau:

- Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư dự án: Hầu như chủ đầu tư đều nghĩ đây là giai đoạn tiền khả thi và nghiên cứu đầu tư nên việc chi tiền được xem như là một khoản phí cần phải bỏ. Nếu nghiên cứu thấy dự án không ổn thì cũng chả sao. Đây có thể coi là một quan điểm vô cùng sai lầm vì bản chất những chi phí bỏ ra này đều ảnh hưởng đến hiệu quả dự án. Cũng do quan điểm này nên hiện nay có những dự án chi phí giai đoạn chuẩn bị đầu tư còn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng mức đầu tư dự án.

- Có những dự án sau khi chủ đầu tư có giấy phép xây dựng rồi mới “vội vàng” đi tìm nguồn vốn để triển khai các gói thầu trên công trường. Và có khi cuộc chiến tìm kiếm vốn kéo dài hàng mấy năm và khi đó: Thị trường sản phẩm dự án đã bước sang sườn dốc bên kia, đồng thời nguy cơ bị thu hồi dự án do chế tài quy định của pháp luật …Thậm chí do áp lực vốn quá lớn khiến chủ đầu tư thực hiện huy động vốn vội vàng và không tuân thủ quy định của pháp luật.

- Có những dự án khi phân tích hiệu quả tài chính dự án (FS) thấy lợi nhuận rất cao. Và rót vốn cho dự án theo kiểu “tự phát”. Vì vậy sau khi dự án hoàn thành thực hiện quyết toán thì giật mình đã thấy hiệu quả của dự án đã mang thêm dấu “-“ phía trước. Vì sao? Vì bị xuất toán các khoản chi phí quá nhiều dẫn tới lợi nhuận sổ sách cao và nộp thuế lớn; rồi do bao nhiêu lợi nhuận đều biến thành “tiền lãi ngân hàng” khi nào không ai biết vì cách giải ngân không khoa học, không có kế hoạch.

Vấn đề 4: Quản lý pháp lý dự án

Pháp lý dự án là một trong những danh mục quan trọng trong đầu tư dự án. Nếu nói dự án là một chiếc xe thì pháp lý nó là một giấy phép thông hành để chiếc xe đó đi được hết con đường (chính là vòng đời của dự án).

Vào bất kỳ một thời điểm mà chiếc giấy thông hành có vấn đề thì lập tức chiếc xe sẽ dừng lại. Đây là yếu tố gây ra chậm tiến độ trong đầu tư dự án.

Trước khi triển khai dự án bạn đã có “bức tranh tổng thể” về pháp lý của dự án chưa ?

Chúng tôi tin chắc rằng hiện nay vẫn còn rất nhiều Chủ đầu tư đang “mò mẫm” từng thủ tục pháp lý dự án mà không biết được cái đích cuối cùng là ở đâu. Sau khi tiếp xúc chúng tôi biết được có rất nhiều chủ đầu tư vẫn còn quan điểm rất đơn giản “người khác làm được mình cũng làm được”. Bạn nghĩ sao?

Hiện nay để thực hiện một dự án đầu tư xây dựng cơ bản phải trải qua “rừng luật”, điển hình như: Luật đất đai, luật doanh nghiệp, Luật thuế, Luật xây dựng, Luật kinh doanh bất động sản, Luật nhà ở, Luật tài nguyên môi trường, Luật tín dụng, Luật dân sự …Vậy bạn đã biết dự án của mình sẽ chảy qua điểm nào trong rừng luật này chưa ?

Nếu chúng ta không có một bức tranh tổng thể pháp lý dự án và từ bức tranh đó tìm ra cho mình một con đường đi “tối ưu” thì chúng tôi khẳng định bạn sẽ không thể thoát khỏi “ma trận” pháp lý của dự án.

Cũng trong nhóm này, hiện nay nhiều dự án đang mắc phải tình trạng “mất pháp lý” hoặc tiếp cận pháp lý của các nhân sự tham gia dự án là rất khó khăn. Nguyên nhân vì đâu? Chúng tôi khẳng định đó là cách lưu trữ pháp lý không khoa học. Vẫn còn tư tưởng “giữ bí mật” nên áp dụng phương pháp quản lý pháp lý “chậm nhưng chắc”. Điều này vô hình dung trở thành rào cản cho nhân sự khi quản lý  dự án. Chúng tôi đồng ý giữ bí mật là điều cần thiết nhưng cũng phải “giải mật” để áp dụng các công nghệ mới, nâng cao hiệu quả quản trị.

Vấn đề 5: Quản lý hợp đồng, nhà thầu

Nếu như các vấn đề trên vẫn còn ở trạng thái tổng quát thì ở giai đoạn này nó đã bước sang trạng thái chi tiết tiết, giai đoạn triển khai. Thế nhưng đây là một trong những công tác cần phải được quan tâm vì nó sẽ là giai đoạn cụ thể hóa sản phẩm dự án.

Quản lý dự án yếu kém

Nhiều nghĩ rằng ký được hợp đồng với các đơn vị nhà thầu, nhà cung cấp là phó mặc công việc cho họ. Đó là quan điểm vô cùng sai lầm nếu bạn đang nghĩ vậy. Theo chúng tôi chính giai đoạn này mới thực sự rủi ro cao vì sao? Chúng tôi xin nêu ra như sau:

- Nếu giai đoạn trước chủ đầu tư hoàn toàn kiểm soát công việc và quản trị công việc của mình thì sau khi ký kết hợp đồng với nhà thầu, Chủ đầu tư đã một phần chấp nhận rủi ro khi trao trách nhiệm cho đơn vị khác. Vậy lúc này sẽ phát sinh những rủi ro tiềm ẩn mà chính chủ đầu tư cũng không thể kiểm soát được.

Ví dụ: Sau khi chọn thầu và ký hợp đồng với một nhà thầu thi công móng hầm. Tuy nhiên trong quá trình đang thực hiện hợp đồng thì nhà thầu này gặp sự cố và phải tạm thời đóng cửa theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Như vậy rủi ro này phát sinh ngoài tầm kiểm soát của chủ đầu tư.

Cũng từ ví dụ trên, nếu chủ đầu tư quản lý hợp đồng chặt chẽ và tốt thì dù nhà thầu xảy ra sự cố thì Chủ đầu tư vẫn có thể chấm dứt hợp đồng và tìm kiếm đơn vị mới. Nhưng nếu công tác quản lý hợp đồng chưa tốt (công tác nghiệm thu không rõ ràng, pháp lý giai đoạn chưa có …) thì sẽ ảnh hưởng lớn đến việc chuyển giao cho đơn vị mới và dẫn tới kéo dài thời gian chuyển giao và chậm tiến độ.

- Ngoài ra việc kiểm soát hợp đồng sẽ giúp chủ đầu tư đo lường được nhu cầu vốn và từ đó có kế hoạch vốn tốt cho dự án.

Lời kết:

Qua những phân tích nêu trên về công tác quản lý dự án của chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án, VietApp muốn sẻ chia thêm một bức tranh để chúng ta có thêm những góc nhìn cận cảnh về công tác quản lý của mình.

Cũng xuất phát từ những yếu tố nêu trên nên VietApp đã cùng các chuyên gia phân tích quản lý dự án xây dựng mô hình quản lý dự án tối ưu thông qua phần mềm quản lý dự án trực tuyến. Phần mềm quản lý dự án online của VietApp là giải pháp bù lấp những thiết sót nêu trên của các nhà quản lý dự án. Đồng thời mở ra công nghệ quản lý mới phù hợp với sự phát triển  chung của nhân loại đó là tin học hóa. Áp dụng công nghệ thông tin tiên tiến sẽ là sự lựa chọn thông minh của các nhà quản lý bởi tính năng siêu việt của nó mang lại.

Bạn sẽ được gì khi sử dụng phần mềm quản lý dự án online ?

- Bạn chuẩn hóa được quy trình quản trị dự án

- Bạn tiết kiệm chi phí nhân sự và thời gian

- Bạn kiểm soát được dự án mọi lúc mọi nơi

- Và những tính năng ưu việt khác do công nghệ điện toán đám mây mang lại.

Vậy bạn có giám thay đổi mô hình và công cụ quản lý dự án hiện đang áp dụng để đưa một công nghệ mới vào không ? VietApp khẳng định là bạn rất quan ngại điều này.

Quyền quyết định là của bạn. Tuy nhiên VietApp chỉ muốn nói rằng: “Hãy dám đổi thay để dự án của bạn thay đổi theo chiều hướng tích cực”

Xin cảm ơn!

Tác giả: KS. Nguyễn Hữu Thành

Quản lý dự án
Thiết kế web ứng dụng VietApp
09.1800.6181